Encargo de tratamiento

Este encargo (artículo 28 del RGPD) forma parte de los términos de MEETZ y se aplica a cada empresa cliente desde que crea su cuenta. Regula los datos personales que AMAI trata por cuenta de ella al prestar el servicio.

1. Partes

Responsable: la empresa cliente que usa MEETZ.
Encargado: AMAI SOLUTIONS LLC (1209 Mountain Road Pl NE, Ste R, Albuquerque, NM 87110, USA), contacto legal@amai.run.

2. Objeto, duración y finalidad

AMAI trata los datos solo para prestar MEETZ: transcribir las reuniones que la empresa decide analizar, generar tarjetas y respuestas con su conocimiento, proponer acciones que una persona aprueba y ejecutar las integraciones que la empresa conecta. El encargo dura lo mismo que la cuenta de la empresa.

3. Datos e interesados

Interesados: las personas de la empresa con cuenta en MEETZ y los participantes de sus reuniones.
Datos: identificación y contacto (nombre, correo, rol), transcripciones y lo que se dice en las reuniones, la grabación en vídeo de las reuniones a las que entra el bot (imagen y voz de quienes participan), documentos del conocimiento, conversaciones del chat, eventos del calendario conectado y correos de seguimiento aprobados.
MEETZ no está pensado para categorías especiales de datos. Si la empresa los trata en sus reuniones o documentos, es ella quien debe contar con la base legal que corresponda.

4. Instrucciones y confidencialidad

AMAI trata los datos siguiendo las instrucciones documentadas de la empresa, que son estos términos y lo que la empresa configure en MEETZ (retención, permisos, integraciones). Si una instrucción le parece contraria a la ley, lo avisa. Quien accede a los datos en AMAI está obligado a guardar confidencialidad.

5. Seguridad

Cada empresa está aislada en la base de datos con seguridad por filas: una empresa no ve datos de otra.
Las conexiones van cifradas con TLS, y los permisos de Google se guardan cifrados con AES-256-GCM.
La administración de cada empresa usa segundo factor para las acciones de más riesgo, como exportar o borrar datos.
Hay copia de seguridad diaria de la base de datos, que se conserva 14 días, y vigilancia del servicio cada 5 minutos.
Las acciones sensibles quedan en un registro de auditoría.

6. Subencargados

La empresa autoriza a AMAI a usar los proveedores de la lista de proveedores, con contratos que les imponen obligaciones equivalentes a las de este encargo. Antes de añadir o sustituir uno, AMAI lo avisará por correo a la administración de la empresa, que puede oponerse; si la oposición no se resuelve, puede dar de baja el servicio.

7. Transferencias internacionales

Parte de los proveedores trata datos en Estados Unidos. Esas transferencias se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o en cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, según el proveedor.

8. Derechos de los interesados

AMAI ayuda a la empresa a atender las peticiones de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad. MEETZ ya permite a la administración exportar los datos de la empresa, borrar los de una persona y fijar plazos de retención. Si una petición llega directamente a AMAI, la reenvía a la empresa.

9. Brechas de seguridad

Si AMAI conoce una brecha que afecte a los datos de la empresa, se lo notificará sin dilación indebida, con la información disponible para que la empresa pueda cumplir sus propias obligaciones de notificación.

10. Fin del servicio

Al terminar el servicio, la empresa puede exportar sus datos. Después, AMAI los suprime, salvo que la ley obligue a conservarlos. Las copias de seguridad se sobrescriben solas en 14 días.

11. Auditoría

AMAI pondrá a disposición de la empresa la información necesaria para demostrar que cumple este encargo y permitirá las auditorías que la empresa o un auditor que ella designe pidan con aviso razonable.